فيما لا نزال محجورات في المنزل، تكثر الإجتماعات واللّقاءات الإفتراضيّة ضمن نطاق عملنا. فصحيحٌ أنّنا نلازم بيوتنا، إنّما في الوقت عيْنه عليْنا متابعة أعمالنا والتدقيق في تفاصيلها من بعيد. الصعوبة في هذا الأمر تكمُن بعدم تمكنّنا من التواصل بطريقة مباشرة مع زملائنا في العمل ممّا قد يُسبّب عقبات في وجه إنجاز المهام كما نطمح. وهنا يأتي دوْر التّطبيقات التي تُقدّم خدمة الإجتماعات الإفتراضيّة لتسهّل عملنا قليلاً. ولكن لهذه التّطبيقات أصول وقواعد متّبعة حتّى يأتي الإجتماع مثمراً. فيما يلي سنعرض عليك بعض الخطوات التي يجب أن تتّبعيها كي تُنجِحي هذا الإجتماع الإفتراضي ليعودَ عليْك بالثّمار المطلوبة.
- كما في سائر الإجتماعات، المفتاح الأهمّ هو التنظيم والتّحضير المُسبق. ضعي استراتيجيّة لكيفيّة تحقيق الهدف الذي تعقدين الإجتماع لأجله وقائمة للأمورالتي تريدين إنجازها من خلاله. وحدّدي مدّة الإجتماع بناءً على هذه الإعتبارات.
- يجب أن تأخذ هذه الإستراتيجيّة أيضاً في عيْن الإعتبار التواصل. بحيْث عليْك اعتماد قواعد معيّنة للتواصل وإعلام جميع المشاركين بها عند بدء الإجتماع. يجب مثلاً تخصيص الوقت المناسب لكلّ شخص لمشاركة رأيه بالموضوع بعد أن تناديه بإسمه. فتحدّدين وقتاً معيّنا لكلّ شخص للتكلّم من دون إمكانيّة تخطّيه ولا إمكانيّة مقاطعته من أحد. بهذه الطريقة تضمنين إمكانيّة مشاركة الجميع واستماعهم وفهمهم للآخرين من خلال مناقشة سليمة. ويمكن أن تطلبي من الأشخاص الذين لديهم تعليقات أن يعبّروا عنها بعد انتهاء الجميع من المشاركة من دون الدّخول في محادثات جانبيّة. كذلك يجب أن تكوني على علم مسبق بالشخصيات التي ستتعاملين معها. ذلك سيُساعدُك بالنّجاح في جعل الأشخاص الذين يخافون من التّعبيرعن رأيهم يقومون بذلك بارتياح من جهة وفي جعل الأشخاص الذين لديْهم ميْل إلى إطالة النقاش يناقشون ضمن الحدود التي تضعينها بنفسك من جهة أخرى. كذلك هذه الإستراتيجيّ’ في التواصل تُشعِر كلّ شخص بأهميّة ما سيقوله.
- ولأنّ المضي قدماً في العمل يجب أن يكون دائماً استباقيّاً، يجب أن تُخصّصي وقتاً من الإجتماع للإقتراحات المستقبليّة وليْس فقط لمناقشة النهام الحاليّة وكيفيّة إنجازها.
- وحتّى تكون الأمورواضحة للجميع بعد انتهاء الإجتماع، وكِّلي في كلّ مرّة شخصاً معيّناً لتدوين المقرّرات والمهام الموكلة إلى كلٍّ من المشاركين والملاحظات وإرسالها لهم بعد إطلاعك عليْها.
إقرئي أيضاً: أطردي التوتّر خارجاً !
